Pièces justificatives manquantes : les demander et relancer les clients sans y passer des heures

Pourquoi les pièces manquantes coûtent autant de temps

Le temps ne part pas dans la saisie mais dans les allers-retours : chercher ce qui manque, écrire au client, attendre, relancer, vérifier ce qui est arrivé, puis recommencer le mois suivant. Multiplié par le nombre de dossiers, cela devient plusieurs heures par mois.

Une pièce absente bloque aussi la suite : TVA à justifier, compte d’attente qui gonfle, clôture repoussée.

Étape 1 : lister ce qui manque vraiment

Avant d’écrire au client, il faut une liste précise, opération par opération :

• Les opérations bancaires sans justificatif rattaché (date, libellé, montant).
• Les fournisseurs réguliers dont la facture habituelle n’est pas arrivée sur la période.
• Les règlements sans facture et les factures jamais réglées, qui signalent souvent une pièce oubliée.
• Les montants passés en compte d’attente (471) faute de pièce.

Étape 2 : une demande que le client comprend

Un client répond plus vite à une liste courte et concrète qu’à un « merci de nous transmettre vos pièces ». Pour chaque ligne : la date, le montant, le libellé bancaire tel qu’il le voit sur son relevé, et ce qu’on attend (facture, note de frais, contrat).

Regrouper les demandes en un seul e-mail par mois et par dossier, avec un lien ou une adresse unique pour déposer les pièces, évite les échanges éparpillés.

Étape 3 : des relances régulières, qui s’arrêtent toutes seules

Une relance tous les 7 jours, trois fois au plus, suffit dans la plupart des cas. L’important est de ne relancer que pour les pièces encore manquantes : dès qu’une pièce arrive, elle sort de la liste.

Au-delà de trois relances, mieux vaut un appel ou un point en fin de mois avec le client plutôt qu’un quatrième e-mail.

L’automatiser sur tous les dossiers

Sur Pennylane, Verya prépare cette liste pour chaque dossier (opérations sans justificatif, factures non parvenues, règlements sans facture), rédige l’e-mail au client et relance tous les 7 jours, trois fois au plus. Les relances s’arrêtent dès que la pièce arrive dans Pennylane, et rien n’est envoyé sans que le cabinet l’ait validé.

Questions fréquentes

À quelle fréquence relancer un client pour ses pièces ?

Une relance par semaine, trois fois au plus, puis un échange direct si les pièces manquent toujours.

Que faire d’une opération sans pièce à la clôture ?

La documenter et, faute de justificatif, l’inscrire dans un compte d’attente à régulariser avec le client avant de finaliser les comptes.