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Factures fournisseurs en double : comment les repérer avant qu’elles coûtent
Une facture importée deux fois, ressaisie à la main ou envoyée en double par le fournisseur : le doublon passe souvent inaperçu jusqu’au paiement. Voici où il se cache et comment le trouver.
D’où viennent les doublons
Les cas les plus fréquents :
- La même facture reçue par e-mail et par un outil de collecte, importée deux fois.
- Un numéro écrit différemment (« F-2026-012 » et « 2026012 ») qui échappe au contrôle du logiciel.
- Une facture ressaisie à la main alors qu’elle avait déjà été importée.
- Un avoir oublié qui laisse une facture annulée en charge.
Les repérer dans le grand livre ou le FEC
Le contrôle de base consiste à rapprocher, compte fournisseur par compte fournisseur, les factures de même montant à quelques jours d’intervalle, puis à comparer les numéros une fois normalisés (sans espaces, tirets ni zéros de tête).
Les doublons les plus coûteux sont ceux qui ont été payés deux fois : regarder aussi les règlements de même montant au même fournisseur.
Les automatiser
Ce rapprochement est fastidieux à la main sur des dizaines de dossiers. Verya le fait sur chaque dossier et signale les factures probablement en double, avec les deux pièces côte à côte pour que le collaborateur décide.
Questions fréquentes
- Le logiciel comptable ne bloque-t-il pas les doublons ?
- Il bloque en général les numéros strictement identiques. Un numéro écrit autrement ou une ressaisie manuelle passe le contrôle.
- Que faire d’une facture payée deux fois ?
- Demander un avoir ou un remboursement au fournisseur, puis annuler l’écriture en double.