Factures non parvenues à la clôture : comment les repérer et les comptabiliser

Ce qu’est une facture non parvenue

Une facture non parvenue (FNP) correspond à une charge qui concerne l’exercice clos (bien livré ou service rendu avant la date de clôture) mais dont la facture n’a pas encore été reçue. Le principe d’indépendance des exercices impose de la rattacher à l’exercice clos.

L’enjeu est double : un résultat juste, et un dossier qui ne découvre pas en N+1 des charges qui auraient dû peser sur N.

Repérer les FNP : la méthode des fournisseurs réguliers

La source la plus sûre reste l’historique du dossier. Un fournisseur qui facture tous les mois (ou tous les trimestres) et dont la dernière facture date d’avant la période attendue est un candidat FNP.

• Lister les fournisseurs récurrents sur les 12 derniers mois (loyer, électricité, téléphonie, logiciels, expert-comptable, assurances, sous-traitants réguliers).
• Pour chacun, identifier la périodicité habituelle et la date de la dernière facture comptabilisée.
• Comparer avec la date de clôture : il manque une ou plusieurs échéances ? Estimer le montant à partir des factures précédentes.
• Compléter avec les contrats connus du client (bail, contrats de maintenance) et les livraisons de décembre sans facture.
• Vérifier en janvier-février les factures reçues datées de l’exercice précédent : ce sont des FNP oubliées.

L’écriture de FNP

À la date de clôture, on débite le compte de charge concerné (classe 6) pour le montant hors taxe, et le compte 44586 « TVA sur factures non parvenues » pour la TVA déductible estimée. On crédite le compte 408 « Fournisseurs – factures non parvenues » pour le montant TTC.

Exemple : un abonnement logiciel de 100 € HT par mois dont la facture de décembre n’est pas arrivée. Débit 6xx pour 100, débit 44586 pour 20, crédit 408 pour 120.

Au premier jour de l’exercice suivant, l’écriture est extournée (contre-passée). La facture réelle, une fois reçue, est comptabilisée normalement.

Les contrôles avant de valider

Quelques vérifications évitent les allers-retours avec le client :

• Le solde du 408 de l’exercice précédent a bien été extourné et soldé.
• Aucune FNP ne double une facture finalement reçue avant la clôture des comptes.
• Les montants estimés sont cohérents avec l’historique du fournisseur (pas de facture annuelle prise pour une mensuelle).
• La TVA estimée n’est portée que si elle est réellement déductible.

Combien de temps ça prend, et comment l’automatiser

Fait à la main, le repérage demande de reparcourir le grand livre fournisseurs de chaque dossier : compter de 15 à 45 minutes par dossier selon le nombre de fournisseurs réguliers.

C’est exactement la partie mécanique qu’un outil peut faire : détecter les fournisseurs habituels dont la facture manque, estimer le montant à partir de l’historique et préparer l’écriture, que le collaborateur n’a plus qu’à valider.

Questions fréquentes

Quel compte utiliser pour une facture non parvenue ?

Le compte 408 « Fournisseurs – factures non parvenues » au crédit, la charge en classe 6 et la TVA estimée au 44586 au débit.

Faut-il extourner les FNP ?

Oui, l’écriture est contre-passée au premier jour de l’exercice suivant, puis la facture réelle est comptabilisée à réception.

Comment estimer le montant d’une FNP ?

À partir des factures précédentes du même fournisseur (montant habituel, périodicité), du contrat ou du bon de livraison.